Trotz Corona-Beschränkungen interaktiv mit grossen Gruppen arbeiten

Ein Artikel von Myriam Mathys:

Und plötzlich war alles anders: Man sattelte von einem Tag auf den anderen auf digitale Meetings um und führte auch in Unternehmen und Organisationen, in denen das vorher noch undenkbar gewesen war, Videokonferenzen durch.

Selbst diejenigen, die in den ersten Wochen des Lockdowns in einer Art Schockstarre verharrten, kamen schliesslich nicht darum herum.

Doch während man vorher vielerorts über die unzähligen unproduktiven Präsenzmeetings gestöhnt hatte, stöhnt man nun plötzlich über die stundenlangen Online-Meetings vor dem Bildschirm im Home-Office.

Die meisten klagen darüber, wie ermüdend diese Meetings sind und hängen irgendwann ab.

Mehr Effizienz und Effektivität dank bewusst gestalteten Meetings

Eine bewusste Gestaltung von Meetings (off- und online) ist einer der Schlüssel, um mehr Effizienz und Effektivität in die Arbeitswelt zu bringen. Und so gab es auch schon vor Covid-19 Möglichkeiten, das Potential von Mitarbeitenden besser zu nutzen, in dem man mit mittleren und grossen Gruppen beispielsweise gemeinsam wichtige Inhalte erarbeitet oder mögliche nächste Schritte eruiert, diese gemeinsam priorisiert und das weitere Vorgehen skizziert. Eine Vielfalt von Grossgruppenmethoden (wie Open Space Technology oder World Café) konnten einen dabei unterstützten.

Doch Grossgruppenveranstaltungen durchzuführen, war auch von einem Tag auf den anderen nicht mehr möglich. Und auf eine interaktive Art und Weise mit grossen Gruppen in einem physischen Raum zu arbeiten, ist zurzeit fast nicht machbar. Weil es dabei ja gerade darum gehen würde, «die Köpfe zusammen zu stecken», um neue Ideen zu generieren. – Mit 1 Meter 50 Distanz wird das schwierig.

Den Geist der Grossgruppenmethoden in Online-Formate transferiert

Es war deshalb naheliegend, bewährte interaktive Grossgruppen-Formate mit Online-Konferenz-Software zu «verheiraten»: Als Chance für Organisationen, auch in diesen Zeiten wieder einmal alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter «in einen Raum» bringen und zu einem lebendigen Dialog einzuladen.
Wir haben mittlerweile viel Erfahrung mit Online-World Cafés und Online-Open-Space-Konferenzen gesammelt. Und: Es funktioniert! – Jedoch nur, wenn es einen gelingt, bei den Teilnehmenden eine hohe Präsenzqualität und gleichzeitig eine vertrauensvolle, offene Atmosphäre zu generieren. Es geht dabei darum, die Essenz der Methoden, sozusagen ihren Geist in ein Online-Format zu transferieren und nicht darum, alles 1:1 umzusetzen.

Wir geben nun unser diesbezügliches Wissen in Seminaren an interne und externe OrganisationsentwicklerInnen und andere Interessierte weiter, und unterstützen natürlich auf Wunsch Unternehmen auch direkt bei der Durchführung.

Eine gute Möglichkeit, um als Organisationseinheit miteinander» in Beziehung» zu bleiben

Lange hielt sich die Hoffnung, dass «im Herbst» dann alles wieder normal sein wird. Wie wir mittlerweile wissen, ist dies nicht der Fall. Und niemand weiss, wie lange es noch dauern wird, bis uns wieder gefahrlos nahekommen können.
Gerade in solchen Zeiten ist es jedoch besonders wichtig, miteinander «in Beziehung» zu bleiben, die eigenen Gedanken und Gefühle mit den anderen zu teilen und gemeinsam einen Weg zu finden, wie man weitergehen kann. Also einen lebendigen, vertrauensvollen Austausch zu pflegen.

Wie werden sich die Dinge weiterentwickeln?

Wir gehen davon aus, dass es auch nach Covid-19 weiterhin viel mehr Videokonferenzen geben wird als vorher. Ich habe von vielen Kunden und Kollegen aus dem Management gehört, dass sie ganz bestimmt nie mehr so viel reisen werden wie vorher. Denn es ging und geht jetzt ja auch ohne. Oder zumindest mit viel weniger.
Gleichzeitig ist es aber auch ein zutiefst menschliches Bedürfnis, andere Menschen auch «in Natura» treffen und kennenlernen zu wollen. Es wird also sicher wieder Präsenzveranstaltungen mit vielen Menschen geben, sobald dies möglich ist.
Wir rechnen aber auch damit, dass sich Grossgruppen-Veranstaltungen in Richtung hybride Veranstaltungen entwickeln könnten: diejenigen, die problemlos dabei sein können, sind vor Ort in einem Raum und die anderen, die dezentral verteilt irgendwo arbeiten, werden über Video zugeschaltet.

Es lohnt sich also auf jeden Fall, sich jetzt damit auseinander zu setzen, wie man World Cafés oder Open Space-Konferenzen auf eine gute Art und Weise online durchführen kann.

Myriam Mathys
www.all-dimensions.com